Privacystatement

PRIVACYSTATEMENT STICHTING FIOM

• 1. Wie zijn wij

  Stichting Fiom (Fiom) gevestigd in ’s Hertogenbosch aan de Kruisstraat 1, 5211 DT is de Verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. In sommige situaties is Fiom ook verwerker. Fiom is een kenniscentrum en stelt zich ten doel kennis te ontwikkelen, expertise over te dragen en dienstverlening te bieden aan mensen en organisaties die vragen hebben op het gebied van:

  • Ongewenste of onbedoelde zwangerschap en nataliteit, waaronder abortus, afstand ter adoptie, jong ouderschap.
  • Afstammingsvragen en verwantschapsvragen, waaronder adoptie, zoeken naar familie, afstandsmoeders, vondelingen, draagmoederschap, registers, donorverwantschap.
  • INEA, het expertisecentrum voor iedereen met vragen over Identiteit, Nazorg, Erkenning en Adoptievraagstukken.

  Fiom is ook de landelijke organisatie die voorlichting, registratie, voorbereiding en nazorg op het gebied van adoptie in samenhang aanbiedt. In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid verzorgen wij de voorlichtingsbijeenkomsten die deel uitmaken van de adoptieprocedure. Daarnaast biedt Fiom (opvoeding) ondersteuning aan adoptieouders en geadopteerden. Hulpverleners en andere professionals kunnen bij Fiom terecht voor advies en deskundigheidsbevordering.

  Fiom heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming die belast is met het houden van toezicht op de juiste naleving door Fiom van de verplichtingen op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is te bereiken op het volgend e-mailadres: FGFiom@dejongpartners.nl  en telefoonnummer 088-453 0500.

• 2. Wat zijn persoonsgegevens?

  De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

  Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn in combinatie persoonsgegevens. Gevoelige gegevens zoals bijvoorbeeld iemands ras, godsdienst, foto’s of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.

• 3. Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

  Wij verwerken jouw gegevens als jij deze invult op de website van Fiom (www.fiom.nl) en INEA (www.inea.nl) en/of als jij je op een andere manier inschrijft om gebruik te maken van onze dienstverlening – ook telefonisch. Ook verwerken wij persoonsgegevens voor het uitvoeren van overeenkomsten met onze leveranciers en contact met zakelijke relaties. 

  Indien jij je bij Fiom of INEA hebt ingeschreven om op de hoogte gehouden te worden door middel van e-mails en/of nieuwsbrieven dan dienen wij daarvoor jouw persoonsgegevens te verwerken.

  Middels het contactformulier verzamelen we jouw persoonsgegevens (naam, e-mailadres en eventueel je telefoonnummer en/of geüploade bijlage). Deze gegevens hebben we nodig om met je te communiceren. We zullen deze gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken. We vernietigen deze gegevens uiterlijk 2 maanden na het insturen van het contactformulier. 

• 4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens.

  Fiom verwerkt persoonsgegevens:

  • voor zover dat noodzakelijk is om de overeenkomst van dienstverlening goed en zorgvuldig uit te kunnen voeren en op jouw behoefte af te kunnen stemmen. 
  • om de wettelijke taken die namens de minister aan Fiom is opgedragen uit te kunnen voeren. 
  • voor de uitvoering, ondersteuning, bewaking en verantwoording van onze dienstverlening op het gebied van afstammingsvragen, ongewenste zwangerschappen en adoptie
  • ter uitvoering, ondersteuning, bewaking en verantwoording van onze dienstverlening in de vorm van: voorlichting, training, educatie, onderzoek, advies, signalering, webinars, congressen, belangenbehartiging etc.. 
  • om zicht te krijgen op de doelgroep en het aantal personen dat gebruik maakt van onze dienstverlening.
  • voor evaluatie- en klanttevredenheidsonderzoek van de geleverde dienst, zodat wij onze dienstverlening kunnen afstemmen op jouw behoefte.
  • voor financiële verplichtingen voor betaalde diensten
  • in het kader van mogelijke klachten en geschillenafhandeling.

  Als er sprake is van bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld ras, geloof, gezondheid of seksueel gedrag, dan verwerken wij deze alleen als jij voor die verwerking vooraf uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, of een andere wettelijke grondslag specifiek voor bijzondere persoonsgegevens.

  Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens dienen te verwerken op grond van een wettelijke verplichting die op ons rust of op grond van een gerechtvaardigd belang. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Fiom of een derde, zullen wij altijd eerst voorafgaand een zorgvuldige afweging maken.

  Tevens hebben wij een zorgvuldige afweging gemaakt welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de dienstverlening uit te kunnen voeren. Indien je de gevraagde persoonsgegevens niet aan ons wenst te verstrekken en daarom geen toestemming geeft om deze te verwerken, is het mogelijk dat wij, afhankelijk van de aard van de dienstverlening, de dienstverlening niet voor jou kunnen uitvoeren. Indien je hierover nader wenst te overleggen kan je uiteraard contact met ons opnemen via privacy@fiom.nl.

• 5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

  Cliënten
  In hoofdstuk 5A tot en met 5D van dit statement geven wij per specifieke dienstverlening informatie over welke persoonsgegevens wij verwerken. 

  5A Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Zoeken naar familie

  5B Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Donorcondeptie

  5C Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Ongewenste zwangerschap

  5D Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Adoptie

  5E Verwerkingen bij onze dienstverlening van INEA

  Op onze website www.fiom.nl en www.inea.nl kun je informatie vinden over alle diensten die wij verlenen.

  Leveranciers en zakelijke relaties
  Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn om het contract met de leverancier en/of andere zakelijke relatie goed uit te kunnen voeren en contact te kunnen onderhouden. Zoals bijvoorbeeld de naam, contactgegevens van de contactpersonen en de wettelijk vereiste gegevens zoals fiscale- en financiële informatie voor de betalingen.

  Trainingen, kennisbanken en adviesfunctie
  Indien wij diensten verlenen op het gebied van trainingen, kennisbanken en/of een (betaalde) adviesfunctie uitvoert, worden alleen de noodzakelijke gegevens verwerkt om deze diensten te kunnen uitvoeren.

  Sollicitanten
  Indien je reageert op een vacature of een open sollicitatie instuurt, worden de door jou opgegeven persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen onder andere je NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer betreffen. De gegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert, tenzij je toestemming geeft om jouw gegevens tot maximaal één jaar te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. 

  Websitebezoekers
  Wanneer jij onze website bezoekt of een mail van ons leest of aanklikt, is het mogelijk dat we bepaalde gegevens automatisch verzamelen. Of dat we gegevens verzamelen omdat jij ons deze zelf verstrekt. Het verzamelen van deze gegevens doen we om jouw ervaring met onze website te kunnen verbeteren en onze diensten te beheren. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over de wijze waarop jij onze website gebruikt en de frequentie waarmee je onze website bezoekt. 

  Op de website van Fiom wordt jouw IP-adres niet herkenbaar opgeslagen. Op de website van INEA wordt het IP adres maximaal 45 dagen bewaard. Deze tijdelijke opslag is nodig om de server te laten functioneren. Daarbuiten wordt niets met de IP-adressen gedaan. 

• 5A Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Zoeken naar familie

  Wij verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening binnen het programma Zoeken Naar Familie. Fiom verwerkt in dit kader jouw persoonsgegevens voor:

  • Het uitvoeren van binnenlandse zoekacties
  • Het uitvoeren van buitenlandse zoekacties 
  • Het aanmelden voor en het uitvoeren van gesprekken
  • Het aanmelden voor en het uitvoeren van dossierinzage
  • Diverse registers, waaronder het contactregister, correspondentie-, contact register Nederlandse kindertehuizen, register illegale opneming en het vondelingenregister

  Verwerkte persoonsgegevens
  In dit kader kunnen de volgende gegevens worden verwerkt tijdens een dienstverleningstraject: NAW-gegevens (naam-, adres, woonplaats), contactgegevens, persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens, kindgegevens, afstammingsgegevens, gegevens van derden, persoonlijke (adoptie)achtergrondinformatie, daaraan onderliggende stukken en in geval noodzakelijk enige gezondheidsgegevens. Daarbij maken wij steeds de afweging: 

  1. of het noodzakelijk is om gegevens te verwerken voor het dienstverleningstraject; 
  2. of er toestemming is voor verwerking van deze gegevens;
  3. en in het geval van meerzijdige partijdigheid – wanneer wij de belangen van meerdere cliënten moeten afwegen - er een belangenafweging nodig is bij gegevensdeling en/of -verwerking; 
  4. of een belangenafweging voorlegt moet worden bij de externe Ethische Commissie.  

  In de uitvoering van ons werk worden actuele wettelijke kaders en jurisprudentie gevolgd. Omdat Fiom te maken heeft met 'meerzijdige partijdigheid’, de belangen van meerdere doelgroepen vertegenwoordigt, wordt het recht van het kind op afstammingsgegevens altijd afgewogen tegen het recht op privacy van andere betrokkene(n) (bijvoorbeeld biologische ouders). Dit doen wij via het uitvoeren van een ‘belangenafweging'. Wanneer hier aanleiding toe is vanuit belanghebbenden of omdat de hulpverlener hier behoefte aan heeft, kan een belangenafweging voorgelegd worden aan een externe Ethische Commissie. 

  Fiom verwerkt en verstrekt gegevens over de ontstaansgeschiedenis van cliënten. Ontstaansgeschiedenis wordt hierbij gedefinieerd als: 

  De wordingsgeschiedenis ofwel narratieve (verhalende) identiteit van een kind dat bijdraagt aan een samenhangend levensverhaal en inzicht in de eigen afstamming ten tijde van conceptie, geboorte en eerste levensfase. Naast genetische, biologische aspecten behoort tot de ontstaansgeschiedenis ook informatie over de omstandigheden rondom de geboorte en eventuele redenen voor afstand en/of adoptie.

• 5B Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Donorconceptie

  Wij verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening op het gebied van donorconceptie. Fiom verwerkt in dit kader jouw persoonsgegevens voor:

  • Het inschrijven in de DNA-databank met gegevens en jouw DNA-profiel om te onderzoeken of er een match is met jouw donor of donorkind
  • Noodzakelijk aanvullend onderzoek met opname van het DNA-profiel van de biologische moeder in de DNA-databank

  Voor Fiom’s KID-DNA databank gelden aanvullende voorwaarden, die van belang zijn voor deze specifieke dienstverlening. Deze staan opgenomen in de KID-DNA voorwaarden.

  Verwerkte persoonsgegevens
  e hebben jouw naam, adres, telefoonnummer en e-mailgegevens nodig. Vanwege de aard van de dienstverlening is het verwerken van persoonlijke achtergrondinformatie en enige gezondheidsgegevens mogelijk noodzakelijk. Jouw DNA-profiel wordt opgenomen in de KID-DNA Databank.

• 5C Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Ongewenste zwangerschap

  Wij verwerken jouw gegevens bij onze dienstverlening op het gebied van Ongewenste Zwangerschap om:

  • Indien van toepassing jou door te verwijzen voor een keuzehulpgesprek bij een partner in het landelijk netwerk keuzehulp (via Fiom, maar ook via infopuntonbedoeldzwanger.nl).
  • Indien van toepassing jou aan te melden voor begeleiding bij een (voornemen tot) afstand ter adoptie.
  • Op te kunnen treden als intermediair binnen het gebied van Ongewenste zwangerschap (infopuntonbedoeldzwanger.nl).

  Wanneer jij gebruik maakt van onze online modules worden de gegevens, na jouw aanmelding, verwerkt in online modules. Het betreft: ’Zwanger, wat nu?’ en ‘Abortusverwerking’. Deze gegevens worden verwerkt in een besloten omgeving.

  Wanneer jij gebruikt maakt van infopuntonbedoeldzwanger.nl worden gegevens verwerkt welke noodzakelijk zijn voor het verrichten van de dienst die op deze website wordt aangeboden. 

  Wanneer jij je aanmeldt voor een van de trainingen van Fiom over ongewenste zwangerschap worden gegevens verwerkt welke noodzakelijk zijn voor het verrichten van de dienst.

  Verwerkte persoonsgegevens
  Voor doorverwijzing voor een keuzehulpgesprek bij een partner in het landelijk netwerk keuzehulp verwerken wij je voornaam, telefoonnummer en aantal weken zwangerschap. Na de doorverwijzing verwijderen wij deze gegevens meteen.

  Wanneer jij gebruikt maakt van een contactformulier op www.infopuntonbedoeldzwanger.nl, wordt jouw naam, emailadres en telefoonnummer gevraagd. Wij gebruiken jouw gegevens om de belafspraak in te plannen en je te bellen. Daarna worden ze vernietigd. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld. 

  Voor aanmelding voor begeleiding bij afstand ter adoptie verwerken wij je voornaam, achternaam, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer. En je geeft ook aan akkoord te zijn met dossiervoering bij Fiom. In het dossier leggen we de inhoudelijke gesprekken vast. 

  Voor aanmelding voor de modules ‘Zwanger, wat nu?’ en ‘Abortusverwerking’ worden een ‘nickname’ en emailadres verwerkt in een apart besloten omgeving. 

  Voor aanmelding voor een van de trainingen bij Fiom verwerken we je naam, adres, emailadres, telefoonnummer en de organisatie waar je voor werkt. 

• 5D Verwerkingen bij onze dienstverlening op het gebied van Adoptie

  Persoonsgegevens van aspirant-adoptieouders
  Fiom registreert alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van haar wettelijke taken. Wij registreren de gegevens zoals vermeld op het aanvraagformulier voor het verkrijgen van een beginseltoestemming. Vanaf dat moment wordt er een papieren en digitaal dossier bijgehouden, waarin de voortgang en alle communicatie met Fiom rondom de adoptievoorlichting wordt bijgehouden.

  Persoonsgegevens van personen die gebruik maken van onze dienstverlening
  Wij verwerken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst van dienstverlening voor adoptienazorg, opvoedondersteuning, adoptievoorlichting en/of adoptievoorbereiding goed uit te kunnen voeren, zoals de naam, contactgegevens en de fiscale en financiële informatie voor de betalingen. Ook zullen wij de persoonlijke achtergrondinformatie van jou en jouw gezinsleden omtrent de vraagstellingen, analyses en adviezen verwerken, zodat de dienstverlening afgestemd kan worden op jouw behoefte. In geval van Video Interactie Begeleiding Gehechtheid (VIB-G) worden ook de in jouw opdracht en met jouw toestemming gemaakte videobeelden verwerkt.

  Vanwege de aard van de dienstverlening is in sommige situaties persoonlijke achtergrondinformatie en/of enige gezondheidsgegevens en informatie op het gebied van seksualiteit noodzakelijk. Afhankelijk van de dienstverlening word jij daarover duidelijk van te voren geïnformeerd.

• 5E Verwerkingen bij onze dienstverlening van INEA

  Wij verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening die bestaat uit ondersteuning op het gebied van interlandelijke adoptie en afkomst om de kennis en het bewustzijn over adoptie-specifieke hulpvragen te vergroten.

  Meer in het bijzonder, worden jouw persoonsgegeven verwerkt, indien van toepassing, voor:

  • het bieden van lotgenotencontact
  • het bieden van passende psychosociale ondersteuning aan cliënten 
  • het bieden van landen specifieke kennis en eventuele contacten

  Verwerkte persoonsgegevens
  Vanwege onze dienstverlening is het verwerken van persoonlijke achtergrondinformatie en soms bepaalde bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk. Wij verwerken de volgende soorten persoonsgegevens:

  • Naam;
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • Mailadres;
  • IP-adres;
  • Beeld en/of geluidmateriaal van en voor INEA-activiteiten (alleen met toestemming)

  Soms worden ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van voedselallergieën bij het deelnemen aan INEA-kookworkshops. Of om de INEA-activiteit geschikt te maken voor mensen die een visuele beperking hebben. Maar ook het geboorteland wanneer gevraagd wordt om geboorteland specifieke adoptie ondersteuning. 

• 6. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

  Het verwerken van de persoonsgegevens geschiedt voor de duur van de dienstverleningsovereenkomst en de daaropvolgende, hierna genoemde, termijnen.

  Uiterlijk 2 jaar na afsluiting van de betreffende hulp-/dienstverlening worden alle persoonsgegevens uit onze bestanden gewist. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens die in de mailsystemen van Fiom zijn bewaard.

  Deze termijn is niet van toepassing op verwerkingen die betrekking hebben op zoekacties en afstand ter adoptie. Dossiers die betrekking hebben op afstand ter adoptie worden, nadat deze 2 jaar na sluiting digitaal bewaard zijn, uitgeprint en als papieren dossier gedurende 100 jaar opgeslagen in het daartoe bij de Koninklijke Saan/Oasis ingerichte Fiom-afstandsarchief. Het digitale dossier wordt daarna vernietigd. Dossiers die zien op pleegplaatsing worden eveneens 100 jaar bewaard.

  Bij donorverwantschap bewaren we de dossiers 80 jaar. Dit geldt ook voor alle registers van Fiom (Correspondentie-, kindertehuizen, - en illegale adoptieregister).

  Dossiers die betrekking hebben op zoekacties waarbij contact is gelegd met de gezochte persoon worden 10 jaar na sluiting vernietigd. Zoekdossiers waarin de gezochte persoon niet is gevonden of wel is gevonden maar geen contact is gelegd, worden ook 10 jaar na sluiting van het dossier digitaal bewaard en na deze periode vernietigd. De 10-jaarstermijn is ook van toepassing op (internationale) kinderbeschermingszaken. Verzoeken tot zoekacties die niet worden gehonoreerd blijven 1 jaar bewaard.

  Overige documenten of formulieren worden gewist uiterlijk binnen 6 maanden na opslag of verwerking.

  De bewaartermijn van de gegevens van Aspirant Adoptie Ouders is 100 jaar. Als het adoptieproces is gestopt dan is de bewaartermijn van deze gegevens 10 jaar.

  De persoonsgegevens die zijn verwerkt onder de adviesdiensten afgenomen van Fiom, zoals de dienstverlening Nazorg, worden in overeenstemming met de Jeugdwet 15 jaar bewaard. De werkdossiers voor de adviesdiensten worden vernietigd, zodra het contact met de betrokkenen is beëindigd.

  De bewaartermijn van videobeelden (VIB-G), die gebruikt worden voor onder andere trainingsdoeleinden, is 5 jaar. Daarna worden de beelden gewist, tenzij de adoptieouders opnieuw voor 5 jaar toestemming geven.

  De aantekeningen van de voorbereiding voor cursussen en voorlichtingsbijeenkomsten worden direct na de afronding van de bijeenkomst verwijderd. De gegevens verwerkt voor de cursussen Nazorg worden direct na de beëindiging van de cursus verwijderd.

  De verslaglegging over de inhoud, afwikkeling en afronding van een ingediende klacht door een client of cursist blijft gedurende 5 jaar door Fiom bewaard.

  De informatie benodigd om te voldoen aan de fiscale en financiële wetgeving wordt 10  jaar bewaard.

   Gegevens van sollicitanten blijven 4 weken bewaard, tenzij de sollicitant goedkeuring heeft gegeven voor opslag van de gegevens tot 1 jaar.

• 7. Delen van persoonsgegevens

  De hulpverleners hebben een beroepsgeheim en dus ook geheimhoudingsplicht. Er worden geen gegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande toestemming. Deze regel geldt niet voor intern overleg met collega's. Voor overleg met externen is wel voorafgaande toestemming nodig.

  Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst of als er wettelijke verplichtingen gelden. Het kan namelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening noodzakelijk zijn dat jouw persoonsgegevens verwerkt dienen te worden door gegevensverwerkers die ten behoeve van Fiom diensten verrichten, zoals bijvoorbeeld hostingpartijen en/of andere leveranciers. Deze leveranciers verwerken de gegevens ten behoeve van Fiom en wij hebben met hen (verwerkers)overeenkomsten afgesloten die verplichtingen regelen, zoals bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht en de plicht om de gegevens goed te beveiligen. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat wij verplicht worden door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis om persoonsgegevens door te geven. Jouw gegevens worden niet buiten de Europese Unie gedeeld.

• 7A Verstrekking van gegevens aan derden

  Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is de schriftelijke toestemming van de betrokkene vereist, tenzij het een geval betreft als genoemd in de onderstaande leden van dit artikel.

  1. Binnen Fiom kunnen persoonsgegevens worden verstrekt:
     • ter uitvoering van een wettelijk voorschrift;
     • voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan diegenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de cliënt;
     • aan personen en instanties, wiens taak het is de verleende hulp of dienst te controleren en te toetsen, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak.
        
  2.  Buiten Fiom kunnen persoonsgegevens verstrekt worden:
     • voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan diegenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de cliënt;
     • voor zover nodig aan instanties voor statistiek en beleid; persoonsgegevens worden in dit geval slechts in zodanige vorm verstrekt, dat zij niet door de ontvanger tot individuele personen herleidbaar zijn en nadat over het gebruik van die gegevens afspraken zijn gemaakt.
        
  3. Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.
      
  4. Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:
     • het vragen van de toestemming in redelijkheid niet mogelijk is;
     • het onderzoek een algemeen belang dient;
     • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
     • de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de betrokkene herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd.
        
  5. Afstammingsgegevens kunnen worden verstrekt aan een meerderjarig kind van de betrokkene op diens voorafgaand schriftelijk verzoek, gericht aan de (Fiom) medewerker en indien de betrokkene geen bezwaren tegen inzage c.q. verstrekking heeft geuit, die zo zwaarwegend zijn dat deze dienen te prevaleren boven de belangen van het kind op inzage. Voor zover de afstammingsgegevens medische gegevens betreffen, als bedoeld in artikel 5A, zullen zij in afwijking van het voorgaande niet aan de verzoeker, doch aan een door verzoeker aan te wijzen vertrouwensarts, dan wel de huisarts van de verzoeker, als vertrouwelijke informatie worden verstrekt.
• 7B Doorgifte persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie

  Indien wij, om de overeenkomst met jou uit te kunnen voeren, de gegevens moeten doorgeven naar een land zonder adequaat beschermingsniveau, dan zullen wij aanvullende waarborgen treffen zoals contractuele afspraken met de ontvangende instantie. Dit heeft dan betrekking op internationale zoekacties.

  Indien Fiom voor de uitvoering van de overeenkomst met en dienstverlening incidenteel en noodzakelijk gegevens moet doorsturen naar een land buiten de Europese Unie zonder adequaat niveau van gegevensbescherming, en wij geen aanvullende waarborgen kunnen treffen met de ontvangende instantie(s), dan gebeurt de doorgifte alleen nadat wij schriftelijk jouw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen. Wij zullen jou dan ook voorafgaand aan de doorgifte informeren over welk land het gaat en welke risico’s met de doorgifte van jouw gegevens naar dit land zijn verbonden. Deze situatie kan voorkomen wanneer je bijvoorbeeld op zoek bent naar een familielid in een land waar het gezochte familielid woont, of heeft gewoond en dat buiten de Europese Unie valt.

• 8. Jouw persoonsgegevens ontvangen van derden

  Indien wij jouw persoonsgegevens ontvangen van een derde partij, zonder dat er voorafgaand contact is geweest tussen jou en Fiom, dan zullen wij jou binnen redelijke termijn, maximaal 4 weken, informeren over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fiom.

• 9. Jouw rechten

  De AVG heeft als belangrijkste doel het beschermen en verhelderen van de rechten van Europese burgers en individuen in Europa met betrekking tot gegevensbescherming. De betrokkene van wie wij persoonsgegevens verwerken, jij dus, hebben een aantal specifieke rechten onder de AVG. Wil jij één van deze rechten uitoefenen dan kan jij contact met ons opnemen om dit te bespreken via privacy@fiom.nl. Fiom zal ernaar streven jouw verzoek onverwijld af te handelen, in ieder geval binnen een maand, tenzij er redenen zijn waardoor deze termijn niet gehaald kan worden. Hierover word je bijtijds geïnformeerd.
  
  Jij hebt ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens de volgende rechten:

  • Je kan Fiom om inzage vragen in jouw persoonsgegevens.
  • Je kan Fiom vragen om jouw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen. 
  • Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als deze is gegrond op gerechtvaardigd belang.
  • Je kan Fiom vragen om de verwerking van de gegevens te beperken.
  • Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
  • Je kan indien je toestemming hebt gegeven om bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, te verwerken, deze toestemming altijd intrekken. Dit houdt dan wel in dat Fiom de dienstverlening verder niet meer kan uitvoeren. De intrekking van de toestemming zullen wij wel moeten registreren.
  • Bij onze dienstverlening is geen sprake van besluitvorming, die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerkingen zonder menselijke tussenkomst. In alle gevallen worden besluiten genomen door mensen.

  Indien je één van deze rechten wenst uit te oefenen, dien je dit schriftelijk te doen door een e-mail te sturen naar privacy@fiom.nl. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou is gedaan, kunnen wij vragen een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort, het paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Deze maatregel is ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op het verzoek. 

  Mocht je een klacht willen indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fiom dan kan je de klacht indienen via deze e-mail: privacy@fiom.nl. Of door contact op te nemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG), die te bereiken is via het volgende mailadres: FGFiom@dejongpartners.nl  en telefoonnummer 088 4530500.

  Je kan de klachtenregeling van Fiom vinden op de website Fiom. Je kan ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en indien je dat wenst daar een klachtmelding doen. Zie hiervoor de Website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 10. Minderjarigen jonger dan 16 jaar

  Op grond van de AVG is voor de uitvoering van onze dienstverlening met een minderjarige jonger dan 16 jaar, voorafgaande toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt over de minderjarige, nodig. Voor het verwerken van de persoonsgegevens van de minderjarige jonger dan 16 jaar zal Fiom daarom eerst toestemming vragen aan de persoon met ouderlijke verantwoordelijkheid. Indien sprake is van een preventieve of adviesdienstverlening die rechtstreeks aan de minderjarige wordt aangeboden, zoals bijvoorbeeld onze dienstverlening ’Zwanger, wat nu?’ is op grond van de AVG de toestemming van de ouder niet vereist. 

• 11. Cookiebeleid

  Cookies zijn kleine tekstbestanden met informatie, die een webserver naar een browser van de bezoeker van onze website stuurt met de bedoeling dat deze informatie bij een volgend bezoek weer naar de webserver wordt teruggestuurd. De cookies worden op jouw computer opgeslagen. Wij plaatsen functionele en analytische cookies op jouw computer. Deze cookies gebruiken wij enkel om bij te houden welke pagina's bezocht worden, om zo een beeld te krijgen van het online gedrag en interesses van onze bezoekers. Dit is niet gekoppeld aan jouw naam, adres, e-mailadres etc., maar alleen om onze website te optimaliseren. 

  • Bij bezoekers aan de website van Fiom wordt het laatste octet van de IP-adressen gemaskeerd, waardoor ook het IP-adres anoniem is. Het Cookiestatement van Fiom.
  • Bij bezoekers aan de website van INEA worden de IP-adressen maximaal 45 dagen bewaard in de back-up. Deze tijdelijke opslag is nodig om de server te laten functioneren. Daarbuiten wordt niets met de IP-adressen gedaan. Het cookiestatement van INEA.
• 12. Beveiligingsmaatregelen

  Voor de bescherming van jouw persoonsgegevens heeft Fiom passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Ondanks alle beveiligingsmaatregelen is jouw privacy door het gebruik van internet nooit 100% te waarborgen. Fiom aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van virussen, computerstoringen, technische mankementen, etc.

  Fiom heeft naast moderne beveiligingstechnieken ook interne instructies aan haar medewerkers hoe zij met persoonsgegevens dienen om te gaan. In ons intern Privacy & Beveiligingsbeleid hebben wij de maatregelen beschreven hoe Fiom de bescherming van gegevens heeft georganiseerd. De medewerkers van Fiom hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

  De beveiliging van persoonsgegevens is binnen Fiom een blijvend punt van aandacht en ons Privacy & Beveiligingsbeleid wordt ook doorlopend geëvalueerd en geactualiseerd. De Functionaris voor de Gegevensbescherming van Fiom ziet toe op de naleving door Fiom van de wettelijke verplichtingen op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en het Privacy & Beveiligingsbeleid en Privacyreglement van Fiom.

• 13. Vragen en/of opmerkingen

  eb je vragen over dit Privacystatement, jouw rechten en/of jouw privacy in het algemeen, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@fiom.nl. 

  De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is te bereiken via het volgende mailadres: FGFiom@dejongpartners.nl  en telefoonnummer 088 4530500.

• VERSIEBEHEER PRIVACYSTATEMENT

  Dit Privacystatement kan op elk moment door Fiom aangevuld en/of gewijzigd worden. Dit is de versie van september 2024.