Deze voorwaarden zijn aanvullend op de algemene leveringsvoorwaarden van Fiom.
-
Begripsbepaling:
- Fiom: Stichting Fiom te ‘s-Hertogenbosch. Andere instellingen die ‘Fiom’ werkzaamheden uitvoeren en/of deze term hanteren, vallen hier niet onder.
- International Social Service (ISS): Internationale organisatie die speciaal is toegelegd op grensoverschrijdende maatschappelijke dienstverlening. ISS Nederland maakt deel uit van Fiom, gevestigd te ’s-Hertogenbosch.
- Nationale zoekactie (ook wel binnenlandse zoekactie): zoekactie waarbij zowel de zoeker als de gezochte persoon vermoedelijk in Nederland woont.
- Internationale zoekactie (ook wel buitenlandse zoekactie): zoekactie waarbij de zoeker of de gezochte persoon in het buitenland woont.
- EER-landen: bij de Europese Economische Ruimte (EER) horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.
- Lijst veilige landen (Avg): Overzicht van landen die volgens de Europese Commissie dezelfde privacy en veiligheidseisen stelt als de E.U. en dus als veilig worden gezien. Deze landen hebben een adequaatheidsbesluit.
- Cliënt (zoeker): een natuurlijk persoon voor wie Fiom een zoekopdracht uitvoert.
- Betrokkene: Natuurlijk persoon wiens persoonsgegevens Fiom verwerkt.
- Adoptiegerelateerde zoekactie: zoekactie waarbij de zoeker of de gezochte persoon nationaal of interlandelijk geadopteerd is.
- Niet-adoptiegerelateerde zoekactie: zoekactie waarbij noch de zoeker, noch de gezochte persoon geadopteerd is.
- Algemene Leveringsvoorwaarden: de voorwaarden van Fiom bij de levering van goederen of diensten door Fiom.
- Avg: Algemene verordening gegevensbescherming.
- Derde Land: Een land dat niet behoort tot de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van een zoekactie kunnen worden verwerkt door Fiom.
Zoekacties: De voorwaarden
-
Doel en reikwijdte zoekacties
- Zoekacties hebben tot doel om het contact te leggen en/of herstellen tussen familieleden.
- In beginsel worden er alleen zoekacties uitgevoerd naar familieleden (bloed- en aanverwanten) tot en met de tweede graad. Hier kan een uitzondering op worden gemaakt indien de gezochte persoon blijkt te zijn overleden, in deze situatie wordt er gezocht naar bloedverwanten tot en met de derde graad.
- Fiom behoudt zich het recht voor om een verzoek tot het starten van een zoekactie om haar moverende redenen af te wijzen.
-
De zoeker
- Fiom kan een zoekactie starten als de verzoeker om een zoekactie ouder is dan 16 jaar.
- Fiom kan een zoekactie starten als de verzoeker om een zoekactie jonger is dan 16 jaar én uit vooronderzoek blijkt dat de zoekactie in het belang van de verzoeker is.
- Voor het starten van een zoekactie voor een minderjarige met de leeftijd van 12 tot 16 jaar oud is de schriftelijke toestemming van de minderjarige én beide wettelijk vertegenwoordiger(s) van de minderjarige vereist. Voor het starten van een zoekactie voor een minderjarige jonger dan 12 jaar oud is de schriftelijke toestemming van beide wettelijke vertegenwoordigers van de minderjarige vereist.
-
De gezochte persoon
- Fiom zoekt naar natuurlijke personen, ongeacht de leeftijd van deze personen.
- Is de gezochte persoon jonger dan 16 jaar, dan legt Fiom contact met de wettelijk vertegenwoordigers van de gezochte persoon.
- Is de gezochte persoon meerderjarig en niet wilsbekwaam ten aanzien van de zoekactie, dan betrekt Fiom de wettelijk vertegenwoordiger van de gezochte persoon bij de zoekactie.
-
Overige bepalingen
- Door het indienen van een verzoek om een zoekactie aanvaardt de cliënt de algemene voorwaarden, aanvullende voorwaarden voor zoekacties en verklaart de cliënt het privacystatement van Fiom gelezen te hebben.
- De cliënt kan voor een zoekactie een eigen bijdrage verschuldigd zijn. Fiom start de zoekactie na betaling van de aan de cliënt gefactureerde eigen bijdrage.
- Indien de gezochte persoon of de zoeker een (wettelijk) vertegenwoordiger heeft, dient de wettelijk vertegenwoordiger te worden betrokken in het proces van de zoekactie. De wettelijk vertegenwoordiger dient aan Fiom een bewijs van zijn functie ten aanzien van de zoeker of gezochte persoon te overleggen. De gegevens van de wettelijk vertegenwoordiger zullen binnen de systemen van Fiom worden verwerkt.
De wettelijk vertegenwoordiger is bevoegd om de beslissingen omtrent de procedure van de zoekactie te nemen. Indien mogelijk loopt de communicatie zoveel mogelijk naar beide partijen, zoeker en wettelijk vertegenwoordiger. - Bij het invullen van het online aanmeldformulier voor een zoekactie door Fiom, dient de client te bevestigen dat hij/zij het privacystatement op fiom.nl heeft gelezen en begrepen en wordt hem/haar toestemming gevraagd om zijn/haar (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken.
- Bij het invullen van het online aanmeldformulier voor een zoekactie door Fiom, dient de client akkoord te gaan met deze specifieke voorwaarden en algemene leveringsvoorwaarden van Fiom die vermeld staan op de website van Fiom. Tevens is de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling van toepassing op de dienstverlening.
- Fiom kan – indien nodig – in een zoekactie een vooronderzoek starten. Dit vooronderzoek heeft als doel om vast te kunnen stellen of de zoekactie gestart kan worden. Indien op voorhand wordt vastgesteld dat er te weinig aanknopingspunten zijn, zal de zoekactie niet worden gestart. Er is dan ook geen betaling verschuldigd dan wel wordt de reeds betaalde factuur gecrediteerd.
De gegevens die in dit proces zijn verwerkt en waarvan wordt vastgesteld dat de zoekactie niet zal worden uitgevoerd worden na 1 jaar verwijderd met uitzondering van de administratieve gegevens waar een bewaartermijn van 10 jaar op van toepassing is.
Voor zoekacties die zijn uitgevoerd geldt een bewaartermijn van 10 jaar na sluiten dossier. - Indien de autoriteit van het (buiten)land waarin de zoekactie wordt uitgevoerd eist dat er in het kader van de zoekactie een kopie van het identiteitsbewijs van de client wordt aangeleverd, wordt de client hiervoor om expliciete schriftelijke toestemming gevraagd in de vorm van een toestemmingsbrief. Bij internationale zoekacties naar derde landen wordt de client op de risico’s gewezen van het delen van deze gegevens. Tevens dient de kopie van het identiteitsbewijs te worden aangeleverd nadat deze is bewerkt in de KopieID app van de Rijksoverheid. De gegevensuitwisseling met een derde land, zonder zogenaamd Adequaatheidsbesluit geschiedt op basis van artikel 46 en 49 lid 1a, b van de Avg. Fiom zal voor elke zoekactie, voordat gegevens gedeeld worden met een dergelijk derde land, individueel een toets verrichten om te beoordelen of, en zo ja welke aanvullende voorwaarden ingevoerd moeten worden. Deze voorwaarden zijn bedoeld om de persoonsgegevens van de betrokkene te beschermen. De client dient zich bewust te zijn dat het zoeken in derde landen zonder Adequaatheidsbesluit veiligheidsrisico’s voor de bescherming van persoonsgegevens met zich mee kan brengen. Fiom heeft een inspanningsverplichting om de verwerking van de persoonsgegevens zo veilig mogelijk te laten verlopen, maar is ook afhankelijk van het privacy regime in dat derde land.
- Fiom communiceert via beveiligde mail applicaties en zoveel mogelijk geëncrypteerd .
- In géén geval verstrekt Fiom identificerende gegevens tussen de zoeker en de gezochte persoon zonder dat hier voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokkene voor is gegeven.
- De persoonsgegevens van de gezochte persoon worden verstrekt aan Fiom op basis van het recht wat Fiom is gegeven vanuit het Autorisatiebesluit, en worden verwerkt op grond van de wettelijke grondslag artikel Avg 6 Lid 1 e, f, gerechtvaardigd belang en vervulling van een taak van algemeen belang. Dit geldt niet voor de bijzondere persoonsgegevens van de gezochte persoon. Deze mogen alleen na expliciete toestemming van de gezochte persoon door Fiom worden verwerkt.
- Indien de gezochte persoon overleden blijkt te zijn, deelt Fiom de informatie dat de persoon is overleden met de zoeker. Tevens wordt door Fiom – indien dit bekend is – gedeeld of er familieleden tot en met de tweede graad zijn – persoons-identificerende gegevens worden niet gedeeld. Indien de zoeker in contact met deze familieleden wenst te komen, dient er een nieuwe zoekactie te worden gestart en worden er opnieuw kosten in rekening gebracht.
- Client is er zelf verantwoordelijk voor dat Fiom over correcte en actuele persoonlijke en contactgegevens beschikt. Fiom gebruikt deze gegevens om contact op te nemen bij nieuwe ontwikkelingen. Verzoeken van wijziging of verwijdering van de verstrekte gegevens kunnen via het daarvoor bestemde wijzigingsformulier op fiom.nl doorgegeven worden.
- De gegevens van de client worden door Fiom alleen gebruikt in het kader van de uitvoering van de zoekactie. Deze gegevens worden niet zonder de voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de client gedeeld met derden. Hierop kan, op grond van artikel 6 lid 1 c Avg, een uitzondering worden gemaakt, zoals in geval van de noodzakelijkheid om te voldoen aan van een wettelijke verplichting.
- Bij een door Fiom georganiseerde ontmoeting dienen de cliënten zich te legitimeren. Deze gegevens worden niet opgeslagen in de systemen van Fiom.
- Cliënt wordt gevraagd om – op basis van vrijwillige toestemming – deel te nemen aan (wetenschappelijke) onderzoeken of relevante enquêtes.
Dit heeft ten doel de interne processen te verbeteren en meer inzicht te krijgen in de doelgroep. Voor de (wetenschappelijke) onderzoeken en/of enquêtes wordt, bij start van dat onderzoek, expliciete toestemming gevraagd om deel te nemen. - De cliënt kan op ieder moment in het proces het verzoek doen aan Fiom om zijn/haar persoonsgegeven te verwijderen. Fiom zal binnen 4 weken, na ontvangst van het verzoek tot verwijdering, al de identificerende gegevens definitief uit haar systeem verwijderen behoudens de door wet opgelegde data die Fiom wel moet bewaren. Hieronder valt de factuur voor de zoekactie.
- De dossiers ten behoeve van de zoekacties worden, gerekend vanaf het moment dat het dossier gesloten wordt, voor de duur van tien jaar bewaard. Daarna worden de dossiers definitief verwijderd. Zoals vermeld in artikel 9 van deze voorwaarden geldt er een uitzondering voor de niet gestarte zoekactie.
- Aan de aanmelding voor de zoekactie kunnen geen rechten worden ontleend anders dan in deze voorwaarden worden aangegeven.
- Fiom verbindt zich bij de acceptatie van een verzoek voor een zoekactie tot een inspanningsverplichting en niet tot een resultaatsverplichting.
- Indien een bepaling in deze specifieke voorwaarden strijdig is met enige bepaling in de Algemene Leveringsvoorwaarden van Fiom, dan hebben deze specifieke voorwaarden voor zoekacties voorrang.
- Fiom behoudt zich het recht voor deze voorwaarden op elk moment aan te vullen en/of te wijzigen.
De geldende voorwaarden zullen op de website van Fiom gepubliceerd zijn. - Op de zoekacties zijn steeds de op dat moment geldende voorwaarden van Fiom van toepassing.